Tugujatim.id – Suatu instansi yang akan mengadakan acara sudah pasti harus mempersiapkannya sebaik mungkin. Acara yang gagal terlaksana atau ternyata berlangsung dengan mengecewakan akan menjatuhkan nama baik instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu, penting sekali memahami bagaimana cara membuat event keren yang sukses.
Inilah Tips Membuat Event yang Keren
Berikut pemaparan masing-masing cara bikin event yang sukses dan menarik.
1. Menentukan Tema dan Topik Acara yang Menarik
Sebagai pembuka daftar cara membuat event yang menarik adalah bagaimana kamu dapat menentukan tema dan topik yang mampu menarik minat audiens.
Selain itu, tema yang kamu tentukan akan berdampak pada seperti apa nanti kamu akan mendesain acara ke depannya. Baik itu dari bagaimana membawakan tiap sesi sampai kepada pengondisian dekorasi.
Mengingat pentingnya tema dan topik sebagai fondasi acara, maka sebaiknya kamu adakan sesi “brainstorming” khusus bersama tim untuk membahasnya. Kumpulkan semua ide yang muncul dan lakukan pemungutan suara menentukan usulan mana yang akan dipakai.
2. Melakukan Pembagian Tim Dengan Sistem Kerja yang Jelas
Setelah tema dan topiknya fix, maka langkah selanjutnya dari cara membuat event yang sukses adalah menetapkan tugas dengan jelas.
Jadi inilah mengapa kalau kepanitiaan selalu terbagi-bagi ke dalam divisi-divisi yang fokus menangani aspek tertentu. Mulai dari aspek inti yaitu jalannya acara sampai aspek pendukung seperti konsumsi, keamanan, perlengkapan, dsb.
Supaya pembagian kerja semacam itu berlangsung dengan baik, maka kamu harus pastikan bahwa tugas yang diberikan kepada anggota tim cocok dengan keahliannya. Namun perlu kamu ingat pembagian tugas yang baik tidak berhenti pada kecocokan saja.
Dalam hal ini catatan yang berisi job desk masing-masing divisi juga harus tertulis dengan jelas dan mudah dimengerti.
3. Merancang Rincian Anggaran Belanja Sedetail Mungkin
Anggaran bisa dibilang sebagai komponen krusial bagi kesuksesan acara. Dengan demikian, kamu harus benar-benar memperhitungkannya secara matang supaya tidak sampai habis di tengah jalan.
Terkait hal itulah, dalam cara membuat event yang sukses, buatlah rincian anggaran belanja sedetail mungkin mengenai apa saja yang dibutuhkan. Mulai dari biaya sewa tempat, peralatan yang dibutuhkan, dan masih banyak lainnya. Semua harus tercatat secara rapi.
Dari perincian tersebut maka kamu akan memperoleh gambaran yang jelas, apakah memungkinkan mewujudkan kebutuhan-kebutuhan tersebut. Jika ternyata melebihi dana yang kamu punya, maka kamu bisa segera atur ulang kira-kira mana saja yang masih dapat diganti dengan harga lebih murah.
4. Merancang Rundown Dari Jauh Hari
Oleh karena merasa rundown merupakan masalah sepele, banyak pihak penyelenggara acara membuatnya secara mendadak. Tindakan yang sangat kurang bijak karena rundown di sini berisi alur acara dari awal sampai akhir.
Jika dibuat mendadak, maka sudah pasti pemahaman dari tim terhadap alur acara akan jadi kurang optimal. Potensi terjadinya human error akan semakin tinggi.
Jadi idealnya pada cara membuat event yang sukses, rundown itu sudah dirancang dari jauh-jauh hari. Dengan begitu, setiap anggota tim dari masing-masing memiliki waktu yang cukup untuk melakukan persiapan yang lebih bagus.
5. Membuat Jadwal Kerja yang Teratur Setiap Harinya
Cara membuat event yang sukses tidak lepas pula dari yang namanya jadwal kerja di setiap harinya. Jadwal di sini berperan mengontrol progres persiapan acara, memastikan bahwa rencana yang dibuat tereksekusi dengan cepat dan tepat di lapangan.
Pengontrolan seperti ini bukan berarti memberikan tekanan buat tim, tapi demi menjamin setiap divisi menjalankan tugasnya dengan maksimal. Selain itu, akan sangat berguna apabila ternyata masih ada yang kurang dalam persiapan acara, dapat segera terdeteksi sedini mungkin.
Ingat bahwa mengontrol kinerja sesuai jadwal kerja sifatnya adalah rutin sehingga kamu harus teratur melakukan follow-up.
6. Menggaet Influencer Untuk Bantu Mempromosikan
Kira-kira mengapa perusahaan besar sekalipun rela menggelontorkan dana untuk menggandeng seorang influencer untuk mempromosikan produk? Jawabannya karena influencer cenderung lebih mendapat kepercayaan oleh audiens bahkan sampai ada yang menjadikannya sebagai panutan.
Sehubungan itu, maka tidak ada salahnya dalam cara membuat event yang sukses, kamu bekerja sama dengan influencer yang difavoritkan target audiensmu.
7. Menggandeng Partner Untuk Membantu Pelaksanaan Acara
Jika memang kamu masih kurang pengalaman sehingga masih bingung bagaimana melakukan persiapan acara, maka tidak ada salahnya meminta bantuan Ngalup yang sudah dipercaya oleh berbagai instansi pemerintahan maupun swasta membantu menyukseskan apapun acara yang mereka buat.
Baik itu acara yang sifatnya hiburan sampai ke acara yang serius, sudah bisa Ngalup tangani dengan baik. Oleh karenanya tunggu apalagi, hubungi Ngalup sekarang juga. Ngalup siap sedia membantu kamu kapan pun.
8. Memilih Narasumber yang Sesuai
Dari sekian banyak sesi yang ada dalam suatu acara, tidak dapat dipungkiri sesi penyampaian materi dari narasumber adalah intinya. Audiens akan menilai kebermanfaatan acaramu buat mereka, terutama dari bagaimana kompetensi narasumbernya.
Dengan demikian, pertimbangkan baik-baik sebelum memlihnya. Pastikan ia memiliki ilmu dan pengalaman yang memadai sesuai dengan tema dan topik yang akan acaramu bahas.
Di samping itu, sebagai pertimbangan pendukung, akan lebih bagus kalau narasumbernya populer di kalangan target audiensmu. Itu akan menambah daya tarik supaya semakin banyak yang bersedia hadir.
Begitulah tadi cara-cara membuat event yang sukses. Tidak apa-apa kalau kamu mungkin masih pemula sehingga belum mampu membayangkan seperti apa harus mempersiapkan acara. Event Management dari Ngalup akan siap mengurus segala kebutuhan acaramu sampai sukses
Penulis: Imam A Hanifah
Editor: Lizya Kristanti
